Das Projektmanagement (PM) lässt sich in vier Phasen unterteilen und umfasst die Definition, Planung und Steuerung aller Elemente, die zur Zielerreichung eines Projektes beitragen.
Die DIN-Norm 69901 definiert Projektmanagement als Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts. Das Projekt wird so gegliedert, dass ein systematisches Vorgehen möglich ist und die Abstimmung einzelner Aufgaben einfacher wird. So können risikobehaftete Prozesse von erheblicher Komplexität in geforderter Qualität, geplanter Zeit unter optimalem Einsatz von Ressourcen effizient gelöst werden.
Für bestmögliche Ergebnisse empfiehlt es sich beim Projektstart das zu untersuchende Problem zu analysieren. Denn somit kann das eigentliche Projektziel eindeutig, vollständig, messbar, realisierbar und terminiert beschrieben werden.
Das Projekt wird dann im Rahmen der Planung in Projektphasen mit einzelnen Arbeitsschritten gegliedert sowie Meilensteine definiert. Der Projektplan wird nach und nach verfeinert, erforderliche Ressourcen ermittelt sowie Handlungs- und Verantwortungsbereiche festgelegt. Da zur Projektrealisierung regelmäßig mehrere organisatorische Einheiten zusammenwirken müssen, ist eine hier spezielle Projektorganisation zweckmäßig. In dieser werden die Rollen mit entsprechenden Entscheidungskompetenzen klar festgelegt.
Zur Projektorganisation gehören zumindest Auftraggeber und Auftraggeberinnen, Projektleiter und Projektleiterinnen und das Projektteam. Projektleiter und Projektleiterinnen haben gegenüber dem Projektteam projektbezogene und fachliche Weisungsbefugnis, leiten den Kickoff ein und überwachen den Projektfortschritt. Sie stellen sicher, dass Projektziel und Ergebnis vollständig und in der vereinbarten Qualität vorliegen – bei Abweichungen passen sie den Projektplan an. Nach Abnahme des Endergebnisses wird der gesamte Projektablauf analysiert und vom Team reflektiert.
Bei großen, internationalen Projekten sind Transparenz und vertrauensvolle Kommunikation innerhalb des Teams besonders wichtig. Nur so kommt es zu einem planvollen Ablauf und zur gemeinsamen Zielerreichung. Motivation, gegenseitige Wertschätzung, der respektvolle Umgang mit Konflikten und eine Klarheit in den Aufgabenstellungen sind weitere Indikatoren für eine erfolgreiche Projektorganisation.
Projekte geraten nicht selten aufgrund von Teamkonflikten in eine Schieflage. Insbesondere im internationalen und interkulturellen Kontext rückt die soziale Kompetenz aller Projektbeteiligten in den Vordergrund und bedarf eines gesonderten Konflikt- und Projektmanagements. Die GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V., hat 2018 eine Studie zu den Auswirkungen von Digitalisierung auf Projektmanagement-Kompetenzen durchgeführt. Die meisten Teilnehmer und Teilnehmerinnen erwarten im Bereich der persönlichen und sozialen Kompetenzen Veränderungen bei Teamarbeit und Kommunikation.
Die Nutzung digitaler Medien für die Projektkommunikation und -organisation wird zwar zunehmen, hat aber auch ihre Grenzen. Das bedeutet, dass nach wie vor der persönliche Kontakt einen hohen Stellenwert hat. Insbesondere der informelle Informationsaustausch kann über digitale Tools nicht bestritten werden, weshalb das Risiko von Kommunikationsproblemen bestehen bleibt. Um dieses minimieren zu können, ist eine gemeinsame Verständigung auf Begrifflichkeiten und Standards wesentlich.
Zertifizierungen machen theoretisches Wissen wie auch praktische Fertigkeiten sichtbar, transparent und international vergleichbar. Hier haben sich im Projektmanagement insbesondere die Zertifikate nach IPMA, PMI und PRINCE2 weltweit etabliert. Aber auch die Verbreitung von agilen Methoden oder gar in Kombination mit klassischen Projektmanagementmethoden wird weiter zunehmen. Als wesentliche Gründe werden eine kürzere Produkteinführungszeit, Qualitätssteigerungen und die Reduktion von Risiken im Projekt angeführt.